Права доступа в amoCRM: как настроить, чтобы менеджеры не видели чужие сделки

Права доступа в amoCRM настраиваются так, чтобы менеджер видел и редактировал только свои сделки, руководитель отдела — сделки своей группы, а директор — всё. Отдельно можно запретить экспорт и удаление, чтобы клиентскую базу нельзя было выгрузить одной кнопкой. Ниже — пошаговая инструкция: от схемы ролей на бумаге до проверки под учёткой менеджера и регламента на случай увольнения.

Зачем ограничивать доступ и чего не надо бояться

Ограничение прав решает две задачи. Первая — безопасность: клиентская база — актив компании, и уходящий менеджер не должен уносить её в Excel. Вторая — порядок: менеджер, который видит только свои сделки, не путается в чужих и не перехватывает клиентов коллег.

Обратная сторона — избыточные запреты. Если закрыть всё, менеджер не сможет проверить, не ведёт ли коллега этого клиента, и в базе появятся дубли. Поэтому права проектируют под реальный процесс: где нужна изоляция, а где — общая видимость. Это часть любого внедрения, и схему прав мы согласуем с руководителем ещё на аудите, когда настраиваем amoCRM как партнёр.

Подготовка: схема ролей и группы пользователей

Шаг 1. Составьте схему ролей до входа в настройки

Прежде чем нажимать что-то в аккаунте, нарисуйте таблицу: кто какие записи видит и что может с ними делать. Пример для отдела продаж с двумя группами менеджеров:

Таблица — это и есть техническое задание. С ней настройка занимает час, без неё — неделю правок после жалоб менеджеров.

Шаг 2. Настройте группы пользователей

Группы в amoCRM соответствуют отделам или командам. Уровень доступа «своей группы» работает именно через них: руководитель группы видит сделки всех своих менеджеров, но не видит сделки соседней группы.

Распределите пользователей по группам так, как устроена реальная структура продаж: по продукту, по региону — например, Алматы и Астана, — по типу клиентов. Если групп нет, уровень «своей группы» фактически превращается в «все».

Настройка прав пользователей amoCRM на сделки и контакты

Шаг 3. Права на сделки и воронки

Для каждого пользователя или роли задайте доступ к сделкам по действиям: просмотр, создание, редактирование, удаление. Чтобы скрыть сделки менеджеров друг от друга, поставьте просмотр и редактирование на уровень «только свои». Создание обычно оставляют открытым — менеджер должен заводить новые сделки.

Если воронок несколько, проверьте доступ к каждой. Менеджеру по рекламациям не обязательно видеть воронку новых продаж, а менеджеру по продажам — воронку партнёров. На старших тарифах можно ограничить доступ и к отдельным этапам: например, запретить менеджеру самому переводить сделку в «Оплачено».

Шаг 4. Не забудьте контакты и компании

Это шаг, который пропускают чаще всего. Сделка закрыта, но контакт клиента открыт для всех — и любой менеджер видит телефон, почту и историю общения. По сути база доступна целиком.

Поставьте для контактов и компаний те же уровни, что и для сделок. Учтите: если контакт привязан к сделкам разных менеджеров, видимость будет зависеть от ответственного за контакт. Решите заранее, кто становится ответственным за контакт при повторном обращении, и закрепите это в регламенте.

Типовые схемы прав для разных отделов продаж

Универсальной схемы нет, но есть несколько повторяющихся вариантов. Начните с ближайшего к вашей ситуации и поправьте под себя.

Небольшой отдел из трёх-пяти менеджеров. Часто достаточно закрыть экспорт и удаление, а сделки оставить видимыми всем: команда маленькая, клиенты пересекаются, и общая видимость помогает подменять друг друга в отпуске. Главное — чтобы базу нельзя было выгрузить целиком.

Отдел с конкуренцией за клиентов. Недвижимость, авто, B2B-продажи с бонусом от сделки. Здесь «только свои» на сделки и контакты обязательны, иначе начинаются споры, чей клиент. Новые обращения распределяются автоматически, а при повторном обращении сделка уходит к прежнему ответственному.

Филиалы в разных городах. Группы по городам — Алматы, Астана, Усть-Каменогорск, — руководитель филиала видит свою группу, коммерческий директор — всех. Отчёты строятся и по филиалам, и по компании в целом.

Колл-центр и выездные менеджеры. Операторы создают сделки и квалифицируют их, но не видят дальнейшую работу; менеджеры получают сделки после квалификации. Здесь пригодятся права на отдельные этапы воронки.

Экспорт, удаление и администраторы

Шаг 5. Запретите экспорт и массовое удаление

Экспорт — отдельное право, и именно оно защищает от выгрузки базы. Оставьте его только директору или администратору. Удаление сделок и контактов тоже лучше ограничить: удалённая сделка исчезает из отчётов и истории, а ошибку заметят не сразу.

Отдельно посмотрите на установленные виджеты. Некоторые расширения работают с данными через собственный интерфейс и могут давать выгрузку в обход стандартных прав. Если виджет умеет выгружать данные, проверьте, кому он доступен.

Шаг 6. Минимизируйте администраторов

Администратор в amoCRM может всё: менять воронки, права, подключать интеграции и видеть все данные. Таких учётных записей должно быть две-три: собственник или директор, РОП и, на время работ, подрядчик. Доступ подрядчика отключается после завершения работ — это нужно записать в договор и в регламент.

Портал и доступ главного администратора должны быть оформлены на компанию, а не на сотрудника. Иначе при его уходе компания рискует остаться без возможности управлять собственной CRM.

Шаг 7. Проверьте права под учётной записью менеджера

Проверку проводят под реальной учётной записью менеджера или специально созданной тестовой с теми же правами. Права, проверенные только в настройках, слишком часто работают не так, как задумано.

Что делать, когда менеджер увольняется

1. Отключите доступ в день увольненияНе через неделю, когда «всё передаст», а сразу после последнего рабочего разговора.
2. Передайте сделки, задачи и контактыНовому ответственному или руководителю группы — массово, с сохранением истории.
3. Проверьте каналыЕсли менеджер был ответственным за номер WhatsApp или линию телефонии, переназначьте их.
4. Освободите местоОплачиваются все пользователи, поэтому учётку либо передают новому сотруднику, либо убирают на продлении.

Благодаря тому, что звонки и переписка хранятся в карточке, клиенты не уходят вместе с телефоном менеджера: новый сотрудник открывает сделку и видит всю историю.

Кто будет поддерживать права в порядке

Права — не разовая настройка. Приходят новые сотрудники, появляются отделы и воронки, кто-то меняет роль. Если за это никто не отвечает, через полгода схема расползается: у половины менеджеров «временно» открыт доступ ко всему.

Можно назначить ответственного внутри компании и раз в квартал сверять права с таблицей ролей. Можно передать это на поддержку CRM: изменение ролей и прав, отключение уволенных и передача их сделок входят в часы тарифа, «Базовый» — 140 000 ₸ / мес. При первичной настройке схема прав входит во внедрение amoCRM: формат «Старт» стоит от 350 000 ₸. Если же вы только выбираете тариф, учтите, что расширенные права доступа — функция старших тарифов; поможем подобрать тариф под нужную схему как партнёр amoCRM в Казахстане.