Права доступа в amoCRM настраиваются так, чтобы менеджер видел и редактировал только свои сделки, руководитель отдела — сделки своей группы, а директор — всё. Отдельно можно запретить экспорт и удаление, чтобы клиентскую базу нельзя было выгрузить одной кнопкой. Ниже — пошаговая инструкция: от схемы ролей на бумаге до проверки под учёткой менеджера и регламента на случай увольнения.
- Права задаются для каждой сущности отдельно: сделки, контакты, компании, задачи — на просмотр, создание, редактирование, удаление и экспорт.
- Уровни доступа: все записи, записи своей группы, только свои, запрещено.
- Самая частая дыра — закрытые сделки при открытых контактах: телефон клиента всё равно виден.
- Проверяйте права не в настройках, а под учётной записью менеджера, в том числе в мобильном приложении.
Зачем ограничивать доступ и чего не надо бояться
Ограничение прав решает две задачи. Первая — безопасность: клиентская база — актив компании, и уходящий менеджер не должен уносить её в Excel. Вторая — порядок: менеджер, который видит только свои сделки, не путается в чужих и не перехватывает клиентов коллег.
Обратная сторона — избыточные запреты. Если закрыть всё, менеджер не сможет проверить, не ведёт ли коллега этого клиента, и в базе появятся дубли. Поэтому права проектируют под реальный процесс: где нужна изоляция, а где — общая видимость. Это часть любого внедрения, и схему прав мы согласуем с руководителем ещё на аудите, когда настраиваем amoCRM как партнёр.
Подготовка: схема ролей и группы пользователей
Шаг 1. Составьте схему ролей до входа в настройки
Прежде чем нажимать что-то в аккаунте, нарисуйте таблицу: кто какие записи видит и что может с ними делать. Пример для отдела продаж с двумя группами менеджеров:
| Роль | Сделки | Контакты и компании | Экспорт | Удаление |
|---|---|---|---|---|
| Менеджер | Только свои | Только свои | Запрещён | Запрещено |
| Руководитель группы | Своей группы | Своей группы | Запрещён | Запрещено |
| РОП | Все | Все | По согласованию | Только свои |
| Маркетолог | Просмотр всех, без редактирования | Просмотр | Запрещён | Запрещено |
| Директор, администратор | Все | Все | Разрешён | Разрешено |
Таблица — это и есть техническое задание. С ней настройка занимает час, без неё — неделю правок после жалоб менеджеров.
Шаг 2. Настройте группы пользователей
Группы в amoCRM соответствуют отделам или командам. Уровень доступа «своей группы» работает именно через них: руководитель группы видит сделки всех своих менеджеров, но не видит сделки соседней группы.
Распределите пользователей по группам так, как устроена реальная структура продаж: по продукту, по региону — например, Алматы и Астана, — по типу клиентов. Если групп нет, уровень «своей группы» фактически превращается в «все».
Настройка прав пользователей amoCRM на сделки и контакты
Шаг 3. Права на сделки и воронки
Для каждого пользователя или роли задайте доступ к сделкам по действиям: просмотр, создание, редактирование, удаление. Чтобы скрыть сделки менеджеров друг от друга, поставьте просмотр и редактирование на уровень «только свои». Создание обычно оставляют открытым — менеджер должен заводить новые сделки.
Если воронок несколько, проверьте доступ к каждой. Менеджеру по рекламациям не обязательно видеть воронку новых продаж, а менеджеру по продажам — воронку партнёров. На старших тарифах можно ограничить доступ и к отдельным этапам: например, запретить менеджеру самому переводить сделку в «Оплачено».
Шаг 4. Не забудьте контакты и компании
Это шаг, который пропускают чаще всего. Сделка закрыта, но контакт клиента открыт для всех — и любой менеджер видит телефон, почту и историю общения. По сути база доступна целиком.
Поставьте для контактов и компаний те же уровни, что и для сделок. Учтите: если контакт привязан к сделкам разных менеджеров, видимость будет зависеть от ответственного за контакт. Решите заранее, кто становится ответственным за контакт при повторном обращении, и закрепите это в регламенте.
Закрыть сделки и оставить открытыми контакты, задачи или почту. Менеджер не видит чужую сделку, но видит клиента, его телефон и переписку. Проверяйте все сущности, а не только воронку.
Типовые схемы прав для разных отделов продаж
Универсальной схемы нет, но есть несколько повторяющихся вариантов. Начните с ближайшего к вашей ситуации и поправьте под себя.
Небольшой отдел из трёх-пяти менеджеров. Часто достаточно закрыть экспорт и удаление, а сделки оставить видимыми всем: команда маленькая, клиенты пересекаются, и общая видимость помогает подменять друг друга в отпуске. Главное — чтобы базу нельзя было выгрузить целиком.
Отдел с конкуренцией за клиентов. Недвижимость, авто, B2B-продажи с бонусом от сделки. Здесь «только свои» на сделки и контакты обязательны, иначе начинаются споры, чей клиент. Новые обращения распределяются автоматически, а при повторном обращении сделка уходит к прежнему ответственному.
Филиалы в разных городах. Группы по городам — Алматы, Астана, Усть-Каменогорск, — руководитель филиала видит свою группу, коммерческий директор — всех. Отчёты строятся и по филиалам, и по компании в целом.
Колл-центр и выездные менеджеры. Операторы создают сделки и квалифицируют их, но не видят дальнейшую работу; менеджеры получают сделки после квалификации. Здесь пригодятся права на отдельные этапы воронки.
Экспорт, удаление и администраторы
Шаг 5. Запретите экспорт и массовое удаление
Экспорт — отдельное право, и именно оно защищает от выгрузки базы. Оставьте его только директору или администратору. Удаление сделок и контактов тоже лучше ограничить: удалённая сделка исчезает из отчётов и истории, а ошибку заметят не сразу.
Отдельно посмотрите на установленные виджеты. Некоторые расширения работают с данными через собственный интерфейс и могут давать выгрузку в обход стандартных прав. Если виджет умеет выгружать данные, проверьте, кому он доступен.
Шаг 6. Минимизируйте администраторов
Администратор в amoCRM может всё: менять воронки, права, подключать интеграции и видеть все данные. Таких учётных записей должно быть две-три: собственник или директор, РОП и, на время работ, подрядчик. Доступ подрядчика отключается после завершения работ — это нужно записать в договор и в регламент.
Портал и доступ главного администратора должны быть оформлены на компанию, а не на сотрудника. Иначе при его уходе компания рискует остаться без возможности управлять собственной CRM.
Шаг 7. Проверьте права под учётной записью менеджера
- Менеджер видит только свои сделки в списке и в воронке
- Поиск по телефону чужого клиента не открывает его карточку
- Контакты и компании коллег скрыты
- Кнопки экспорта нет или она не работает
- Удалить сделку менеджер не может
- Руководитель группы видит сделки своей группы и не видит соседнюю
- В мобильном приложении работают те же ограничения
- Доступ к настройкам есть только у администраторов
- Виджеты не дают выгрузку в обход прав
Проверку проводят под реальной учётной записью менеджера или специально созданной тестовой с теми же правами. Права, проверенные только в настройках, слишком часто работают не так, как задумано.
Настроим роли и права в amoCRM под вашу структуру продаж и проверим, что база защищена от выгрузки.
Заказать настройку amoCRMЧто делать, когда менеджер увольняется
- Отключите доступ в день увольненияНе через неделю, когда «всё передаст», а сразу после последнего рабочего разговора.
- Передайте сделки, задачи и контактыНовому ответственному или руководителю группы — массово, с сохранением истории.
- Проверьте каналыЕсли менеджер был ответственным за номер WhatsApp или линию телефонии, переназначьте их.
- Освободите местоОплачиваются все пользователи, поэтому учётку либо передают новому сотруднику, либо убирают на продлении.
Благодаря тому, что звонки и переписка хранятся в карточке, клиенты не уходят вместе с телефоном менеджера: новый сотрудник открывает сделку и видит всю историю.
Кто будет поддерживать права в порядке
Права — не разовая настройка. Приходят новые сотрудники, появляются отделы и воронки, кто-то меняет роль. Если за это никто не отвечает, через полгода схема расползается: у половины менеджеров «временно» открыт доступ ко всему.
Можно назначить ответственного внутри компании и раз в квартал сверять права с таблицей ролей. Можно передать это на поддержку CRM: изменение ролей и прав, отключение уволенных и передача их сделок входят в часы тарифа, «Базовый» — 140 000 ₸ / мес. При первичной настройке схема прав входит во внедрение amoCRM: формат «Старт» стоит от 350 000 ₸. Если же вы только выбираете тариф, учтите, что расширенные права доступа — функция старших тарифов; поможем подобрать тариф под нужную схему как партнёр amoCRM в Казахстане.
Как скрыть сделки одного менеджера от другого в amoCRM?
Поставить для сделок права просмотра и редактирования на уровень «только свои». Не забудьте сделать то же для контактов, компаний и задач.
Можно ли запретить менеджерам выгружать базу?
Да, экспорт — отдельное право. Оставьте его только директору или администратору и проверьте виджеты, которые умеют выгружать данные.
Что такое роли в amoCRM?
Набор прав, который назначается пользователям с одинаковыми обязанностями: менеджер, руководитель группы, маркетолог. Роли упрощают настройку, когда сотрудников много.
Нужно ли перенастраивать права при росте команды?
Да, при появлении новых групп и воронок схему прав стоит пересматривать. Раз в квартал сверяйте фактические права с таблицей ролей.
