Закрывающие документы на лицензию ПО для ТОО в Казахстане — это лицензионный договор (или договор с офертой), счёт на оплату, акт и электронный счёт-фактура (ЭСФ). Без них расход на CRM, 1С или CMS сложно подтвердить при проверке, а сама лицензия может формально числиться не на компании. Ниже разбираем, какой документ для чего нужен, как бухгалтерия учитывает программное обеспечение и почему оплата иностранному вендору картой создаёт больше вопросов, чем кажется.
- Полный комплект: договор, счёт, акт, ЭСФ — все на БИН вашего ТОО.
- Оплата в тенге казахстанскому партнёру обычно проще для учёта, чем оплата картой иностранному сервису.
- Как учитывать лицензию — расходом или активом, — решает бухгалтер по учётной политике и сроку лицензии.
- Налоговые правила меняются: сверяйте актуальную редакцию Налогового кодекса РК и консультируйтесь с бухгалтером.
Какие документы нужны при покупке лицензии
Каждый документ закрывает свою задачу. Бухгалтеру важно, чтобы вместе они подтверждали три вещи: что именно куплено, кем и за сколько, и что право пользования действительно передано.
| Документ | Что подтверждает | Частая проблема |
|---|---|---|
| Лицензионный договор или оферта | Право пользования ПО, срок, объём (пользователи, рабочие места) | Принят «галочкой» на сайте от имени сотрудника |
| Счёт на оплату | Сумму и основание платежа | Выставлен на физлицо или на другое юрлицо |
| Акт | Что лицензия или услуга передана и принята | Не запрошен вовсе, есть только чек |
| ЭСФ | Факт реализации для налогового учёта | Иностранный вендор ЭСФ не выписывает |
Лицензионный договор на ПО
У большинства облачных сервисов договор — это публичная оферта, которую принимают при регистрации. Юридически это нормально, но обратите внимание, от чьего имени она принята. Если аккаунт создавал менеджер на свою почту, формально стороной может оказаться он, а не компания. У коробочного и электронного ПО, например 1С, лицензия регистрируется на компанию, и подлинность можно проверить у вендора.
Акт и ЭСФ
Акт подтверждает, что лицензия передана, а работа по её оформлению выполнена. ЭСФ выписывает поставщик-резидент Казахстана в информационной системе ЭСФ. Если вы покупаете через казахстанского партнёра — например, оформляете лицензии через сервис лицензий WeMake, — акт и ЭСФ приходят от него на ваш БИН — это самый простой путь для учёта.
Учёт программного обеспечения в РК: расход или актив
Учёт программного обеспечения в РК зависит от того, что вы купили и на какой срок. В общих чертах подходы такие, а окончательное решение остаётся за бухгалтером и учётной политикой компании.
- Подписка на месяц или год — CRM, телефония, мессенджеры. Обычно учитывается как расход периода; годовую предоплату распределяют по месяцам.
- Бессрочная или долгосрочная лицензия — например, коробочная версия продукта. Может признаваться нематериальным активом с амортизацией, если соответствует критериям.
- Продление и обновления — годовое продление лицензии CMS или договор сопровождения ИТС для 1С обычно учитывают как расход соответствующего периода.
Практический совет: попросите бухгалтера один раз прописать в учётной политике, как учитываются подписки, лицензии и продления, и дальше действовать единообразно. Тогда каждый новый сервис не превращается в отдельный вопрос.
ПРАВИЛОКаждый платный сервис должен иметь договор, счёт, акт и ЭСФ на вашу компанию. Если хотя бы одного документа нет — это задача на ближайшее продление.
НДС на лицензии ПО в Казахстане: на что смотреть
Вопрос «ндс на лицензии ПО в Казахстане» не имеет одного ответа на все случаи: многое зависит от вида ПО, статуса поставщика и того, резидент он или нет. Мы не даём налоговых консультаций, но вот что стоит проверить вместе с бухгалтером.
- Есть ли НДС в счёте и выписан ли ЭСФ, если поставщик — плательщик НДС. От этого зависит, можно ли взять НДС в зачёт.
- Действуют ли льготы для отдельных видов программного обеспечения. Налоговое законодательство их предусматривает, но условия и перечни меняются.
- Кто поставщик — казахстанская компания или иностранная. Во втором случае могут возникать обязанности налогового агента.
Требования меняются, поэтому сверяйте актуальную редакцию Налогового кодекса РК и разъяснения на дату покупки.
Оплата иностранному вендору: что меняется
Многие сервисы удобно оплатить корпоративной картой прямо на сайте вендора. Для учёта это самый неудобный вариант:
Оплачивать зарубежные подписки картой и хранить только электронный чек. Казахстанского ЭСФ не будет, акт придётся запрашивать отдельно, а у ТОО при выплате нерезиденту могут возникнуть обязанности по налогам у источника и НДС за нерезидента. Бухгалтер узнаёт о платеже из выписки — задним числом.
Что можно сделать:
- Заранее собрать список зарубежных сервисов и обсудить с бухгалтером, как по ним оформлять документы и налоги.
- Там, где есть казахстанский партнёр вендора, покупать через него — с договором, актом и ЭСФ на ТОО и оплатой в тенге.
- Не оформлять подписки на личные карты и почты сотрудников, даже если «так быстрее».
Один счёт на все лицензии: как это упрощает учёт
Когда у компании десять сервисов от десяти вендоров, бухгалтерия получает десять комплектов документов в разные даты, часть — на английском, часть — без ЭСФ. Консолидация решает это: лицензии разных вендоров объединяются в ежемесячный или годовой счёт от одного партнёра с актом и ЭСФ.
В WeMake это часть услуги подбора, оформления и продления лицензий. Мы партнёры 1С-Битрикс, Битрикс24, amoCRM, Аспро, 1С, Binotel, Sipuni, OnlinePBX, Wazzup и Flatris: эти продукты оформляем по официальному прайсу вендора, остальные сервисы — как посредник или консультант. Сверяйте актуальные цены вендоров перед оплатой — ориентиры собраны на странице цен на лицензии.
Документы по 1С: что проверить отдельно
С 1С у бухгалтерии обычно больше всего вопросов, потому что здесь сразу две позиции: сама лицензия с рабочими местами и договор ИТС, который продлевается ежегодно. Проверьте:
- лицензия зарегистрирована на вашу компанию и проверяется на портале 1С;
- договор ИТС оформлен на ТОО, а не на прежнего поставщика или сотрудника;
- в счёте видно отдельно стоимость лицензии и работ по подбору, оформлению и активации.
Если 1С куплена у «серого» поставщика и документов нет, правильный путь — перейти на официальную лицензию той же конфигурации с регистрацией на компанию. Подробнее о поставке и ИТС — на странице лицензий 1С для Казахстана. А как спланировать бюджет на CRM, телефонию и мессенджеры для отдела продаж, мы разбирали в статье о лицензиях для отдела продаж.
Продление, докупка пользователей, смена тарифа
Комплект документов нужен не только при первой покупке. Любое изменение лицензии — это новая операция, и у бухгалтерии должны быть основания для неё.
- Продление — счёт, акт и ЭСФ на новый период. Для 1С-Битрикс это продление обновлений на год, для 1С — договор ИТС, для облачных CRM — следующий период подписки.
- Докупка пользователей или рабочих мест — отдельный счёт и акт на добавленный объём. Если число менеджеров выросло в середине года, расход появляется в середине года.
- Смена тарифа — при переходе на старший или младший тариф проверьте, как вендор пересчитывает остаток, и запросите документы на разницу.
Удобно хранить документы в той же папке или системе, где ведётся реестр лицензий: строка сервиса, дата продления и ссылка на комплект документов. Тогда при проверке или аудите не придётся искать акт в почте ушедшего сотрудника.
Как навести порядок в документах за месяц
Начните с ревизии: какие сервисы оплачиваются и по каким из них есть полный комплект документов. Дальше закрывайте пробелы по мере продлений — так не придётся переоформлять всё одновременно.
- Составить список всех платных сервисов по банковским выпискам
- Отметить, по каким есть договор, счёт, акт и ЭСФ на ТОО
- Найти оплаты с личных карт сотрудников и перевести их на компанию
- Выделить иностранные сервисы и обсудить с бухгалтером налоги по ним
- Проверить регистрацию лицензии 1С и договор ИТС
- Закрепить в учётной политике, как учитываются подписки и продления
- Перевести партнёрские продукты на один счёт с актом и ЭСФ
Если документов много и разбираться некому, мы соберём реестр лицензий и переведём оформление на вашу компанию в рамках сервиса лицензий WeMake.
Обязателен ли ЭСФ на лицензию ПО?
ЭСФ выписывает поставщик-резидент Казахстана по правилам налогового законодательства. Если вы покупаете у казахстанского партнёра, запрашивайте ЭСФ вместе с актом. Иностранный вендор ЭСФ не выписывает.
Нужен ли бумажный лицензионный договор на облачную CRM?
Обычно договором служит публичная оферта. Важно, чтобы она была принята от имени компании, а счета и акты приходили на ТОО. Партнёр может оформить отдельный договор с вашей компанией.
Как учитывать годовую подписку на CRM?
Чаще всего годовую предоплату распределяют по месяцам как расход. Конкретный порядок задаёт учётная политика, поэтому согласуйте его с бухгалтером.
Дороже ли покупать лицензии через партнёра ради документов?
Нет, партнёрские продукты продаются по официальному прайсу вендора. Отдельно оплачивается только наша работа по оформлению, если она нужна, а клиентам на поддержке — бесплатно.
