Подготовка к внедрению Битрикс24 — это несколько решений и список материалов, которые руководитель собирает до того, как интегратор начнёт настройку. Нужно назначить владельца проекта, договориться о границах первого этапа, описать, как вы продаёте сейчас, собрать справочники, роли, доступы к сервисам и базу клиентов. Чем полнее эта подготовка, тем короче аудит, тем меньше переделок и тем раньше менеджеры начнут работать в системе. Ниже — что именно подготовить, в каком порядке, и итоговый чек-лист.
- Без владельца проекта со стороны компании внедрение затягивается при любом подрядчике.
- Начинайте с CRM для продаж, а задачи, документы и 1С подключайте вторым этапом.
- Описывайте процесс «как есть», а не «как в регламенте».
- Базу клиентов, доступы и шаблоны документов соберите до старта — это экономит неделю.
С чего начать внедрение Битрикс24: назначьте владельца проекта
Первый шаг — не выбор тарифа и не поиск интегратора, а человек внутри компании, который отвечает за результат. Это не обязательно IT-специалист. Чаще всего это руководитель отдела продаж или операционный директор — тот, кто понимает процесс и имеет право принимать решения.
Владелец проекта делает три вещи: отвечает на вопросы интегратора, принимает этапы и добивается, чтобы сотрудники начали работать в системе. Если этой роли нет, каждый вопрос «какие стадии оставить» превращается в совещание, а внедрение растягивается на месяцы.
Кроме владельца понадобятся: собственник или директор — на полтора-два часа аудита, по одному опытному менеджеру от каждого отдела, который будет работать в CRM, и бухгалтер, если планируется обмен с 1С.
Определите цели и границы первого этапа
Битрикс24 умеет очень много: CRM, задачи и проекты, бизнес-процессы, документы, телефонию, чаты, базу знаний, учёт времени. Попытка «включить всё сразу» — самый короткий путь к порталу, которым никто не пользуется. Мы рекомендуем внедрять частями: сначала CRM, потом задачи, потом процессы и 1С. Каждый этап даёт результат и оплачивается отдельно.
Сформулируйте 2–3 измеримые цели первого этапа: «все заявки с сайта и звонки попадают в CRM», «руководитель видит воронку по менеджерам без Excel», «ни одна сделка не висит без задачи». Цели помогают отсечь лишнее и потом понять, получилось ли. Подробнее о составе работ — на странице внедрения Битрикс24 под ключ.
Опишите процесс продаж «как есть»
Интегратор настраивает воронки под ваш процесс, поэтому процесс нужно описать. Не «как написано в регламенте трёхлетней давности», а как менеджеры работают сегодня. Ответьте письменно на вопросы:
- Откуда приходят заявки: сайт, звонки, WhatsApp, Instagram, Kaspi, тендеры, партнёры?
- Кто принимает заявку и как распределяет её между менеджерами?
- Какие этапы проходит сделка от заявки до оплаты? Где клиенты чаще всего «теряются»?
- Есть ли разные типы продаж — розница и опт, новые и повторные клиенты, разные направления?
- Какие документы формируются по ходу: КП, договор, счёт, акт?
- Кто что согласует и сколько это занимает?
- Что руководитель хочет видеть каждый день и каждую неделю?
Несколько разных процессов — это обычно несколько воронок. Если процесс каждый раз идёт по-разному, сначала договоритесь о правилах внутри компании, иначе CRM зафиксирует хаос. Отдельно отметьте повторяющиеся действия — напоминания, задачи по этапам, уведомления клиентам: это кандидаты для роботов, а сложные маршруты согласования — для автоматизации бизнес-процессов.
Соберите справочники и поля карточки
Поля карточки сделки и клиента — то, что менеджер будет заполнять каждый день. Чем точнее справочники, тем чище данные и тем полезнее отчёты.
| Справочник | Пример значений | Кто готовит |
|---|---|---|
| Источники заявок | Сайт, звонок, WhatsApp, Instagram, рекомендация, тендер | Маркетолог |
| Причины отказа | Дорого, выбрали конкурента, нет бюджета, не дозвонились | РОП |
| Товары и услуги | Каталог с ценами или выгрузка из 1С | Продукт, бухгалтерия |
| Типы клиентов | Розница, опт, дилер, госзаказчик | РОП |
| Обязательные поля | Телефон, город, бюджет, срок решения | РОП и владелец проекта |
Добавить в карточку 40 полей «на всякий случай». Менеджеры перестают их заполнять уже через неделю, и отчёты строятся на пустых данных. Оставляйте только то, что реально используется в работе или отчётах.
Роли и права доступа
Подготовьте список сотрудников с ролями: кто менеджер, кто руководитель отдела, кто директор, кому нужен доступ только к задачам. От числа пользователей зависит тариф: «Базовый» рассчитан на 5 пользователей, «Стандартный» — на 50, «Профессиональный» — на 100. Как выбрать, мы разбирали в статье тарифы Битрикс24: сравнение.
Заранее решите принципиальные вопросы прав: видит ли менеджер чужие сделки, кто может выгружать базу клиентов, кто меняет настройки. Обычно менеджер видит свои сделки, руководитель отдела — отдел, директор — всё, а экспорт базы ограничен.
Заложите в бюджет лицензию: она оплачивается отдельно от внедрения, по счёту WeMake. По тарифам для Казахстана «Базовый» стоит 13 000 ₸ в месяц, «Стандартный» — 38 000 ₸, «Профессиональный» — 76 000 ₸ за всю компанию, при оплате на год — дешевле. Если вы только начинаете, первый платёж лучше сделать помесячным: на аудите может выясниться, что нужен другой тариф. Бесплатный план подходит, чтобы посмотреть интерфейс, но без роботов и отчётов рабочего внедрения на нём не получится.
Доступы и интеграции: что собрать до старта
Интеграции — частая причина задержек: доступы ищут неделями, пароль от телефонии «у прошлого администратора». Соберите всё заранее.
- Сайт — доступ к админке или контакты разработчика, список форм и квизов.
- Почта — ящики менеджеров, которые нужно подключить к CRM.
- Телефония — провайдер, номера, доступ к личному кабинету.
- Мессенджеры — номера WhatsApp, аккаунты Instagram, решение о Wazzup или WhatsApp Business API.
- 1С — конфигурация, версия, дорабатывалась ли она, контакт программиста 1С.
- Шаблоны документов — договор, счёт, КП, акт в Word с отмеченными полями для подстановки.
База клиентов: как подготовить к переносу
Соберите всё, где сейчас живут клиенты: Excel и Google-таблицы, старую CRM, выгрузку из 1С, телефоны менеджеров. Перенос возможен из любого источника, но качество данных лучше проверить заранее: одинаково ли записаны телефоны, есть ли дубли, связаны ли контакты с компаниями.
Решите, что переносить. Обычно порядок такой: сначала в Битрикс24 идут новые заявки, потом активные сделки, потом архив. Старые каналы работают, пока настраивается новый контур, — продажи останавливать не нужно. Перед переносом дубли чистятся, а телефоны приводятся к единому формату.
Этапы внедрения Битрикс24: план на 3–4 недели
- Аудит — 1 неделяПроцессы, роли, узкие места, схема воронок и план этапов с ценой каждого.
- CRM — 1–2 неделиВоронки, поля, роботы. Менеджеры начинают работать в системе.
- Задачи и процессы — 1–2 неделиСтруктура, шаблоны, согласования.
- Интеграции — 1–2 недели1С, телефония, мессенджеры, сайт.
- Сопровождение — 1 месяцОбучение, контроль, донастройка по реальной работе.
Бюджет зависит от состава этапов и интеграций — разбор по статьям есть в материале сколько стоит внедрение Битрикс24.
Чек-лист подготовки и что делать дальше
- Назначен владелец проекта с правом принимать решения
- Сформулированы 2–3 цели первого этапа
- Описан процесс продаж «как есть» и источники заявок
- Определены типы продаж и будущие воронки
- Собраны справочники: источники, причины отказа, товары, типы клиентов
- Согласован минимальный список обязательных полей
- Составлен список сотрудников с ролями
- Решены вопросы прав доступа и экспорта базы
- Собраны доступы к сайту, почте, телефонии, мессенджерам
- Известна конфигурация 1С и контакт программиста
- Подготовлены шаблоны документов
- Собрана база клиентов из всех источников
- Запланировано время руководителя на аудит и день на обучение
Если отмечено больше половины пунктов, вы готовы к старту: аудит пройдёт быстро, а первый результат будет через две недели. Остальное интегратор поможет собрать на аудите. Пришлите нам заполненный список, и мы рассчитаем внедрение Битрикс24 за один рабочий день — с планом этапов и ценой каждого.
С чего начать внедрение Битрикс24 в небольшой компании?
С владельца проекта и описания процесса продаж. Первым этапом запускайте CRM для отдела продаж, а задачи, документы и 1С подключайте, когда команда привыкнет к системе.
Какие этапы внедрения Битрикс24 обязательны?
Аудит процессов, настройка CRM, интеграции с основными каналами заявок, обучение сотрудников и месяц сопровождения. Задачи, бизнес-процессы и 1С добавляются по необходимости.
Нужно ли готовить план внедрения CRM самостоятельно?
Нет, план этапов с ценой каждого — результат аудита. От вас нужны цели, описание процесса и материалы из чек-листа.
Сколько времени руководителя займёт подготовка?
Полтора-два часа на аудит, приёмка этапов и день на обучение. Основную подготовку материалов можно поручить владельцу проекта.
Что делать, если Битрикс24 уже куплен и настроен кем-то раньше?
Подготовка та же, но начинается с аудита текущей настройки: что мешает работать и что можно исправить без переделки. Часто дешевле донастроить портал, чем начинать заново.
