Контроль сроков лицензий — это не таблица «на всякий случай», а рабочий инструмент: один реестр, в котором у каждой подписки есть дата окончания, сумма, владелец аккаунта и ответственный за продление. Без него сайт, CRM или телефония отключаются в самый неудобный день, а бухгалтерия узнаёт о проблеме от менеджеров. Ниже — как собрать такой календарь продлений за день и поддерживать его так, чтобы он не устарел через квартал.
- Сначала находим все платные сервисы по следам оплат, потом заносим их в один реестр.
- Минимум полей: что за сервис, когда истекает, сколько стоит, на кого оформлен, кто продлевает.
- Напоминания ставим за 30 и за 7 дней — первое для счёта и согласования, второе для контроля.
- Критичные сервисы — домен, SSL, хостинг, CRM — ведём отдельной группой.
Почему лицензии «вдруг» заканчиваются
По нашему опыту, внезапных отключений почти не бывает — бывают сроки, о которых никто не знал. Типичная картина: хостинг оплачивал прежний подрядчик, домен зарегистрирован на почту маркетолога, который ушёл, подписку на CRM оплачивают с карты директора, а письма вендора уходят в папку, которую никто не читает.
Вторая причина — разные циклы оплаты. Лицензия 1С-Битрикс продлевается раз в год, Битрикс24 и телефония могут оплачиваться помесячно, договор ИТС для 1С — ежегодно, SSL-сертификат — на свой срок. Держать всё это в голове невозможно, а в календаре одного сотрудника — рискованно: он уходит в отпуск или увольняется, и система учёта уходит вместе с ним.
Третья — последствия у всех продуктов разные. Где-то после окончания срока просто перестают приходить обновления, где-то сервис отключается полностью. Поэтому одинаково относиться ко всем лицензиям нельзя: реестр должен показывать, какие из них критичны. С такого реестра мы начинаем и в сервисе продления лицензий WeMake — до любых счетов и оплат.
Как найти все подписки компании
Учёт подписок компании начинается с инвентаризации, а не с таблицы. Список «по памяти» почти всегда неполный. Надёжнее идти по следам денег и интеграций:
- Банковские выписки и счета за последние 12 месяцев — по ним видно все регулярные платежи, в том числе с корпоративных карт.
- Письма от вендоров — ищите в общих и личных ящиках по словам «продление», «subscription», «invoice», «истекает».
- Кабинеты регистраторов и хостинга — там сроки доменов, SSL и серверов.
- Интеграции в CRM и на сайте — каждый подключённый виджет, телефония или мессенджер обычно означает отдельную подписку.
- Опрос руководителей отделов — маркетинг и дизайнеры часто платят за свои сервисы самостоятельно.
Если часть данных потеряна — нет доступа к кабинету или непонятно, кто владелец, — это не повод откладывать реестр. Внесите сервис со статусом «уточняется» и отдельно разберитесь с доступом: по документам и через вендора его обычно удаётся восстановить.
Реестр лицензий программного обеспечения: какие поля нужны
Реестр лицензий программного обеспечения не должен быть сложным. Достаточно таблицы, где одна строка — один сервис. Главное, чтобы в ней были поля, по которым можно принять решение без дополнительных вопросов.
| Поле | Зачем | Пример |
|---|---|---|
| Сервис и тариф | Понимать, что именно продлеваем | 1С-Битрикс, редакция «Стандарт» |
| Дата окончания | Основа календаря продлений | 15.03 следующего года |
| Стоимость и цикл | Планировать бюджет | в год / в месяц |
| На кого оформлено | Видеть риск потери доступа | ТОО или личная почта сотрудника |
| Ответственный | Кто получает напоминание и согласует оплату | Офис-менеджер, IT-руководитель |
| Критичность | Что будет при просрочке | сайт отключится / нет обновлений |
| Где доступы | Не искать пароль в день продления | менеджер паролей компании |
Поле «на кого оформлено» часто оказывается самым полезным. Как только вы заполните его по всем строкам, станет видно, какие лицензии числятся на бывших сотрудниках или на подрядчике. Такие позиции стоит переоформить на компанию до ближайшего продления, а не в момент сбоя.
Напоминание о продлении лицензий: два порога вместо одного
Одно напоминание «за день» не работает: за день не успеть получить счёт, согласовать оплату и дождаться активации. Мы ставим два порога — за 30 и за 7 дней до окончания — и отправляем их и клиенту, и ответственному менеджеру с нашей стороны.
- За 30 днейПроверяем, нужен ли сервис в прежнем объёме: не изменилось ли число пользователей, не пора ли сменить тариф. Запрашиваем или выставляем счёт.
- За 14–21 деньСогласование и оплата. Если платёж проходит через бухгалтерию ТОО, закладываем время на документы и очередь платежей.
- За 7 днейКонтрольная точка: счёт оплачен, продление активировано или есть понятная дата активации. Если нет — эскалация руководителю.
- После продленияОбновляем дату в реестре, прикладываем документы и проверяем, что сервис работает без перерыва.
Технически напоминания можно вести где угодно: в календаре, задачах CRM, в той же таблице с условным форматированием. Важно, чтобы они приходили на общий адрес или в задачу ответственного, а не на личную почту одного человека.
Включать автопродление с личной карты сотрудника и считать вопрос закрытым. Карта перевыпускается или блокируется, сотрудник увольняется — и продление не проходит без всякого предупреждения. Автоплатёж удобен, но дата окончания всё равно должна стоять в реестре.
Какие сроки критичны: сайт, CRM, телефония
Не все лицензии одинаково опасны при просрочке. Удобно разделить реестр на три группы и контролировать первую особенно внимательно.
Критичные: сервис отключается целиком
Домен, хостинг и SSL-сертификат — из-за их просрочки сайт перестаёт открываться или браузер показывает предупреждение о небезопасном соединении. Сюда же относим облачную CRM и телефонию: если подписка не продлена, отдел продаж теряет звонки и историю сделок в рабочий день. Подписку Битрикс24 стоит продлевать заранее и одновременно пересматривать число пользователей.
Важные: сервис работает, но без обновлений
Классический пример — коммерческая CMS. Если не продлить лицензию 1С-Битрикс, сайт продолжит работать, но перестанут приходить обновления безопасности и поддержка вендора. По справке вендора продление стоит 25% от цены редакции и покупается до окончания срока или в течение 30 дней после — цены и условия меняются, поэтому сверяйте актуальный прайс перед оплатой. Похожая логика у 1С: без договора ИТС не приходят обновления конфигурации и релизы форм отчётности, что для бухгалтерии критично.
Второстепенные: можно продлить позже
Дизайнерские сервисы, сервисы рассылок, хранилища файлов. Их просрочка неприятна, но не останавливает продажи. Для них достаточно одного напоминания и ежегодного вопроса «а пользуемся ли мы этим вообще».
ПРАВИЛОЧем дороже простой сервиса для продаж, тем раньше его продлевают. Критичное — не позже чем за неделю до даты, а не в последний день.
Кто отвечает за реестр и как его не забросить
Реестр, у которого нет хозяина, перестаёт обновляться через два-три месяца. Назначьте одного ответственного — это может быть офис-менеджер, IT-руководитель или финансовый менеджер — и закрепите за ним три обязанности: вносить новые сервисы при подключении, обновлять даты после продления и раз в год проводить ревизию.
Ежегодная ревизия — это не формальность. При ней сверяют оплаченных пользователей с теми, кто реально работает, и находят модули, которые никто не открывал. Такой аудит обычно снижает расходы на лицензии: тарифы понижают, лишнее отключают. Подробно о том, когда выгоднее платить вперёд, а когда помесячно, мы писали в статье о годовой и помесячной оплате лицензий.
Если своего ответственного нет или лицензий больше десятка, календарь продлений можно отдать на сервис. В WeMake это управление лицензиями в одном окне: мы ведём реестр, напоминаем за 30 и 7 дней, выставляем счёт и активируем продление.
Для клиентов на поддержке это бесплатно, отдельно — от 40 000 ₸ в месяц. Ориентиры по всем направлениям собраны на странице цен на лицензии.
Что сделать на этой неделе
Собрать рабочий календарь продлений реально за несколько дней, если не пытаться сразу сделать идеально. Начните с минимума и доведите его до регулярного процесса.
- Выгрузить банковские выписки за 12 месяцев и выписать все регулярные платежи за сервисы
- Проверить кабинеты регистратора домена, хостинга и SSL — даты окончания внести в таблицу
- Добавить CRM, телефонию, мессенджеры, CMS и 1С с тарифом и числом пользователей
- Заполнить поле «на кого оформлено» и отметить лицензии на личных почтах сотрудников
- Назначить ответственного за реестр и общий адрес для писем вендоров
- Поставить напоминания за 30 и 7 дней по каждому критичному сервису
- Запланировать ежегодную ревизию тарифов и пользователей
Если хотите сразу перейти к результату, пришлите список сервисов, которые знаете, — остальное найдём по счетам и кабинетам и вернём готовый реестр. Подробнее о формате работы — на странице подбора и продления лицензий.
Чем вести учёт подписок компании — таблицей или специальной программой?
Для большинства компаний хватает таблицы с напоминаниями в календаре или задачах CRM. Важнее не инструмент, а ответственный и регулярное обновление дат после каждого продления.
За сколько дней ставить напоминание о продлении лицензий?
Мы ставим два порога: за 30 дней — чтобы успеть пересмотреть тариф и оплатить счёт, и за 7 дней — как контрольную точку. Для критичных сервисов продление лучше завершать минимум за неделю до даты.
Что будет, если лицензия на сайт истечёт?
Зависит от продукта. У 1С-Битрикс сайт продолжит работать, но без обновлений безопасности. Просроченный домен или хостинг отключают сайт целиком, облачная CRM может перестать работать для менеджеров.
Можно ли внести в реестр лицензии, купленные у другого партнёра?
Да. Сервис вносится в реестр независимо от того, где был куплен, а при продлении проверяем, на кого он оформлен, и при необходимости переоформляем на компанию.
