Переоформить лицензию на другое юрлицо можно почти всегда, но порядок у каждого вендора свой: где-то достаточно сменить плательщика в кабинете, где-то нужно письмо от прежнего владельца, а где-то проще купить новую лицензию и перенести данные. При переходе с ИП на ТОО важнее всего не потерять доступы, историю в CRM и остаток оплаченного срока. Ниже — что именно переоформлять, в каком порядке и какие документы подготовить заранее.
Что меняется для лицензий при переходе с ИП на ТОО
Для государства ИП и ТОО — разные лица, даже если руководитель и сотрудники те же. Для вендоров тоже: лицензия, договор и закрывающие документы оформлены на конкретный БИН или ИИН. После регистрации ТОО бухгалтерия больше не сможет проводить оплаты за ИП, а счета и ЭСФ должны выписываться на новую компанию.
Из этого вытекают три задачи:
- Юридическая — чтобы права на лицензию и договор числились за ТОО, а не за ИП, который вы, возможно, закроете.
- Бухгалтерская — чтобы следующие счета, акты и ЭСФ приходили на ТОО и корректно попадали в расходы.
- Техническая — чтобы при смене владельца не пропали портал, база, настройки, интеграции и история.
Чаще всего проблемы возникают не с первой задачей, а с третьей: кто-то решает «начать с чистого листа», заводит новый аккаунт на ТОО — и отдел продаж неделю живёт без истории сделок. Все три задачи мы закрываем в рамках переоформления и продления лицензий, но порядок полезно понимать и самим.
Переоформление по видам сервисов
Ниже — общий порядок, с которым мы сталкиваемся на практике. Процедуры вендоров меняются, поэтому перед стартом уточняйте актуальные требования у вендора или партнёра.
| Сервис | Что переоформляем | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| 1С | Регистрацию лицензии и договор ИТС | Учёт ТОО — новая организация в базе, лицензии рабочих мест и ИТС — на новую компанию |
| Битрикс24 | Плательщика подписки и реквизиты | Сохранить действующий портал, а не заводить новый |
| 1С-Битрикс (CMS) | Владельца лицензии и кабинет вендора | Ключ привязан к сайту — важно не сбить продление |
| amoCRM, телефония, мессенджеры | Договор и плательщика | Номера телефонов и каналы WhatsApp должны остаться за компанией |
| Домен, хостинг, SSL | Администратора домена и договор хостинга | Смена администратора домена — отдельная процедура у регистратора |
Смена юрлица: лицензия 1С
Лицензия 1С регистрируется на компанию и проверяется на портале 1С. При переходе на ТОО нужно решить два вопроса. Первый — сама лицензия и рабочие места: оформить их на ТОО, чтобы подлинность можно было подтвердить в любой момент. Второй — договор ИТС: без него не приходят обновления конфигурации и релизы форм отчётности, поэтому он тоже должен быть на ТОО, а не на закрывающемся ИП.
Отдельно бухгалтер решает, как вести учёт ТОО — в новой базе или новой организацией в существующей. Это вопрос методики учёта, его закрывают партнёры-франчайзи 1С. Подобрать конфигурацию и число мест под новую структуру, оформить поставку и ИТС на ТОО мы помогаем в рамках услуги поставки и продления лицензий 1С.
Переоформление Битрикс24 на ТОО
Главное правило — портал остаётся тот же. В нём сделки, задачи, переписка, файлы и настроенные роботы; переносить всё это в новый портал долго и дорого. Меняется плательщик, реквизиты и документы. Если портал был зарегистрирован на личную почту сотрудника, это хороший момент передать права администратора на корпоративный адрес. Подробнее о тарифах и лицензиях — на странице партнёра Битрикс24.
Телефония, мессенджеры и домен
У телефонии главная ценность — номера, которые знают клиенты, и записи разговоров. При смене юрлица договор с оператором и облачной АТС переоформляют на ТОО так, чтобы номера остались за компанией. То же с WhatsApp-каналами, подключёнными к CRM: если номер исчезнет, вместе с ним пропадёт и переписка в привычном для клиентов месте.
Домен стоит проверить отдельно. Администратор домена указан у регистратора, и если там до сих пор ИП или частное лицо, при закрытии ИП продление может стать проблемой. Смену администратора лучше пройти заранее, пока у прежнего владельца есть доступ и документы.
- Сохраняются данные, настройки и интеграции
- Не нужно переобучать команду
- Оплаченный срок обычно удаётся учесть — уточняйте у вендора
- Нужен перенос данных и повторная настройка
- Есть риск потерять историю и вложения
- Иногда оправдано, если старый аккаунт не восстановить
Перенос подписки на новую компанию: порядок действий
Переход на ТОО обычно занимает несколько недель: регистрация, банковский счёт, ЭЦП, первые договоры. Лицензии лучше вписать в этот план заранее, а не разбираться с ними, когда закрывается ИП.
- Реестр того, что естьВыпишите все лицензии и подписки: сервис, тариф, срок, на кого оформлено, кто платит. Без этого что-нибудь обязательно останется на ИП.
- Доступы администратораПроверьте, что у компании есть права администратора во всех кабинетах. Если аккаунт на личной почте — сначала восстановите контроль.
- Документы ТООПодготовьте реквизиты, свидетельство или справку о регистрации, данные руководителя. Для части вендоров понадобится письмо от ИП о передаче.
- Переоформление по датамУдобнее всего переоформлять к дате ближайшего продления: следующий счёт уже выставляется на ТОО.
- Проверка после сменыУбедитесь, что сервис работает, интеграции не отвалились, документы приходят на ТОО, а в реестре обновлены владелец и даты.
Закрыть ИП раньше, чем переоформлены лицензии. После закрытия получить от ИП письмо о передаче или подтвердить права становится сложнее, а оплатить продление со старого счёта уже нельзя.
Как не потерять данные и остаток оплаченного срока
Оплаченный срок — частый повод для беспокойства. У разных вендоров разные правила: где-то остаток сохраняется при смене плательщика, где-то переоформление делают с даты продления. Поэтому мы советуем не принимать решение «купить заново» до того, как вы узнали условия конкретного продукта.
С данными проще: если вы переоформляете, а не создаёте новый аккаунт, они остаются на месте. Перед любыми изменениями сделайте выгрузку — контакты, сделки и справочники из CRM, копию базы 1С, резервную копию сайта. Это страховка на случай ошибки в процедуре.
ПРАВИЛОСначала доступы и выгрузка данных, потом смена владельца. Не наоборот.
Если лицензии оформлены на сотрудника или подрядчика
Переход на ТОО часто вскрывает старые проблемы. Хостинг оплачивал разработчик сайта, домен записан на маркетолога, amoCRM — на почту руководителя продаж, который давно ушёл. Переоформление в такой ситуации идёт в два шага: сначала вернуть контроль компании, потом сменить юрлицо.
Вернуть контроль обычно удаётся по письмам и документам: подтверждения оплат, договоры, переписка с вендором. Это стандартная процедура, но она занимает время, поэтому начинайте её до регистрации ТОО, если есть возможность.
Переоформим лицензии с ИП, подрядчика или сотрудника на ТОО, восстановим доступы и внесём всё в реестр с датами продления.
Обсудить переоформлениеПереоформление лицензий на другое юрлицо в WeMake — бесплатно. Если лицензии оформлены на сотрудника или подрядчика, восстановление доступов и перенос на компанию — от 30 000 ₸. Если компания на поддержке, дальнейшие продления входят в неё. Сами лицензии партнёрских продуктов — по официальному прайсу вендора; сверяйте актуальные цены перед оплатой.
Документы для бухгалтерии после переоформления
После смены юрлица проверьте, что следующие документы приходят уже на ТОО: договор, счёт, акт и ЭСФ. Если ИП ещё какое-то время работает параллельно, договоритесь с бухгалтером, с какой даты расходы на лицензии относятся к ТОО, — чтобы один и тот же сервис не оплачивался дважды.
Удобно, когда все лицензии приходят одним счётом: бухгалтерия видит одну строку от партнёра вместо десяти писем от разных вендоров. О том, как планировать годовой бюджет на 1С с учётом рабочих мест и ИТС, мы писали в статье о стоимости 1С для компании.
План переоформления на две недели
- Составить список всех лицензий и подписок с владельцами и датами
- Проверить права администратора во всех кабинетах
- Сделать выгрузку данных из CRM, копию базы 1С и сайта
- Подготовить реквизиты и документы ТОО
- Уточнить у вендоров или партнёра порядок и судьбу оплаченного срока
- Переоформить 1С и договор ИТС на ТОО
- Сменить плательщика в CRM, телефонии, мессенджерах и CMS
- Не закрывать ИП, пока все лицензии не переоформлены
Если не хочется заниматься этим самим, передайте задачу нам: в рамках сервиса лицензий мы соберём реестр, переоформим лицензии на ТОО и дальше будем продлевать их заранее.
Сохранятся ли данные в Битрикс24 после смены юрлица?
Да, если переоформлять действующий портал, а не создавать новый. Меняются плательщик и реквизиты, а сделки, задачи и настройки остаются на месте.
Нужно ли покупать новую 1С при переходе на ТОО?
Не обязательно. Решение зависит от того, как бухгалтер будет вести учёт ТОО и сколько нужно рабочих мест. Лицензия и договор ИТС в любом случае должны быть оформлены на ТОО.
Сколько стоит переоформление лицензий?
Переоформление лицензий на другое юрлицо в WeMake — бесплатно. Если сначала нужно вернуть доступы и перенести лицензии с сотрудника или подрядчика, это от 30 000 ₸. Стоимость самих лицензий — по прайсу вендора.
Можно ли перенести подписку на новую компанию без участия старого владельца?
Иногда да, если у компании есть доступ администратора и документы об оплатах. Если аккаунт на личной почте ушедшего сотрудника, восстанавливаем контроль через вендора по документам.
